Bir plastik hurda siparişi, alıcı ile satıcı fiyatta anlaştığı anda bitmez; asıl iş o noktada başlar. Yük limana ulaştığında gümrük ve çevre kontrolünden sorunsuz geçmesi, ilk günden doğru hazırlanmış belgelere bağlıdır. Bu yazıda Green Day Trade olarak her siparişte izlediğimiz belge akışını, ekibimizin kullandığı sırayla anlatıyoruz.
Süreç neden bu kadar belge gerektirir?
Plastik hurda, ticari açıdan bir hammadde olsa da mevzuat açısından çoğu zaman atık sayılır. Bu nedenle sevkiyat yalnızca bir satış faturasıyla değil; malzemenin ne olduğunu, nereden geldiğini, kime gittiğini ve nerede geri dönüştürüleceğini gösteren bir belge zinciriyle ilerler. Zincirdeki tek bir eksik ya da tutarsızlık, yükün limanda günlerce beklemesine ve beklenmedik ardiye ve konteyner bekleme masraflarına yol açabilir.
7 adımda sipariş sonrası belge akışı
1. Proforma fatura ve %30 ön ödeme
Alıcı ile satıcı arasında anlaşma sağlandığında satıcı, alıcıya bir proforma fatura gönderir. Proforma; ürün tanımını, miktarı, birim fiyatı, teslim şeklini ve ödeme koşullarını içerir. Bu aşamada toplam tutarın %30'u ön ödeme olarak istenir.
2. Yükleme ve ilk belge paketi
Ödeme tamamlandıktan sonra yükleme yapılır ve satıcıdan dört belge gelir:
- Yükleme fotoğrafları: Konteynerin boş hâli, balyaların yüklenişi, kapı kapanmadan önceki son görüntü ve mühür numarası. Kalite itirazlarında ilk başvurulan kanıttır.
- Annex belgeleri: Her konteyner için ayrı hazırlanır. Malzemenin tanımını, miktarını, gönderici, alıcı ve geri dönüşüm tesisini gösterir.
- Final fatura: Gerçek yüklenen miktara göre kesilir; proformada ödenen ön ödeme tutarı bu faturadan düşülür.
- Yükleme listesi (packing list): Konteyner ve mühür numaraları, balya sayısı, brüt ve net ağırlıklar.
Bu belgeler bize ulaşır ulaşmaz ilgili gümrüğe iletilir. Erken paylaşım, gümrük tarafında olası soruların yük denizdeyken çözülmesini sağlar.
3. BL ve COO taslakları
Ardından iki taslak belge gelir:
- BL taslağı (konşimento): Taşıyıcı hattın düzenleyeceği konşimentonun taslağıdır. Gönderici, alıcı, ihbar edilecek taraf (notify), yükleme ve varış limanı, konteyner/mühür numaraları ve mal tanımı burada yer alır.
- COO taslağı (menşe şahadetnamesi): Malın menşeini gösterir. Bazı firmalar ve ülkeler için şart değildir; gerekip gerekmediği alıcının gümrük işlemine göre belirlenir.
4. Gümrük onayı ve revizyon döngüsü
Taslaklar onay için gümrüğe iletilir. Revize gereken bir detay olduğunda (örneğin firma unvanında bir harf hatası, ağırlık farkı ya da mal tanımında eksik ifade) satıcıdan revizyon istenir. Final hâli gümrük tarafından onay görene kadar süreç devam eder. Bu adım ne kadar titiz yapılırsa varışta o kadar az sürpriz yaşanır.
5. Final ödeme: ETA'ya 10 gün kala
Final ödeme, geminin tahmini varış tarihine (ETA) 10 gün kala istenir. Ödeme yapıldıktan sonra ödeme dekontu (SWIFT) satıcıya iletilir. Satıcı bunun üzerine onaylanan BL ve COO taslaklarının asıllarını önce bize iletir; biz de gümrüğe iletiriz. Taşıyıcı hat konşimento asılları yerine Telex serbest bırakma (telex release) ile de çalışabilir.
6. Yükün varışı: Telex ve çevre kontrolü
Yük limana ulaştığında iki kritik eşik vardır:
- Telex (final BL) olmadan çevre günü alınamaz. Atık niteliğindeki yük için yapılan çevre kontrolüne randevu, ancak final konşimento ya da Telex serbest bırakma bilgisi elde olduğunda alınabilir.
- Çevreden geçtikten sonra alıcı yükleri çekmeye başlar. Kontrol tamamlanınca konteynerler limandan alıcının tesisine taşınır.
7. Annex: kaşe ve imza
En başta iletilen Annexler, konteynerler boşaldıktan sonra alıcı tarafından kaşelenip imzalanır ve satıcıya gönderilir. Bu imza, malzemenin beyan edilen tesise ulaştığını ve geri dönüşüme alındığını belgeleyerek zinciri kapatır. Bu adımla sipariş tamamlanmış olur.
Kim, neyi, ne zaman gönderir?
| Adım | Belge / işlem | Gönderen | Alıcısı | Zamanlama |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Proforma fatura, %30 ön ödeme | Satıcı / Alıcı | Alıcı / Satıcı | Anlaşmadan hemen sonra |
| 2 | Fotoğraflar, Annex, final fatura, yükleme listesi | Satıcı | Green Day → gümrük | Yükleme günü |
| 3–4 | BL ve COO taslakları, revizyonlar | Satıcı | Green Day → gümrük | Gemi denizdeyken |
| 5 | Final ödeme ve SWIFT dekontu | Alıcı | Satıcı | ETA'ya 10 gün kala |
| 5 | BL/COO asılları veya Telex | Satıcı | Green Day → gümrük | SWIFT'ten sonra |
| 6 | Çevre kontrolü, yükün çekilmesi | Gümrük / Alıcı | — | Varışta |
| 7 | Kaşeli ve imzalı Annexler | Alıcı | Satıcı | Konteynerler boşalınca |
En sık görülen gecikmeler ve önleme yolları
- Taslaklar geç revize ediliyor: BL taslağını gemi yola çıkar çıkmaz isteyin; düzeltme döngüsü gemi denizdeyken bitmeli.
- Final ödeme son güne kalıyor: ETA'ya 10 gün kala ödeme, Telex'in varıştan önce hazır olmasını sağlar. Geç ödeme, çevre randevusunu ve dolayısıyla teslimi geciktirir.
- Annex ile fatura arasında tutarsızlık: Ağırlık ve mal tanımı tüm belgelerde birebir aynı olmalıdır.
- Eksik fotoğraf: Mühür numarası görünmeyen bir yükleme fotoğrafı, kalite itirazında kanıt değeri taşımaz.
- ETA değişikliği takip edilmiyor: Hat aktarmalarında ETA kayabilir; final ödeme tarihini güncel ETA'ya göre yeniden planlayın.
Green Day Trade bu süreçte ne yapar?
Tedarikçi ile alıcı arasında köprü olarak belgeleri toplar, kontrol eder, gümrükle paylaşır ve revizyon döngüsünü takip ederiz. Her yükleme için hangi belgenin geldiğini ve hangisinin beklendiğini adım adım izleriz; ETA yaklaşan yüklemelerde final ödeme ve Telex hatırlatmalarını zamanında yaparız.
